Incompatibilidades frecuentes que las empresas encontrarán con Verifactu

La entrada en vigor de Verifactu en 2026 supondrá un cambio profundo en los procesos de facturación de muchas empresas. Aunque en apariencia todo depende del software, la realidad es que surgirán numerosas incompatibilidades, muchas de ellas invisibles para el cliente hasta que generan problemas operativos o sanciones.

Como asesoría o despacho profesional, anticiparte a estos fallos será clave. En este artículo repasamos las incompatibilidades más comunes que las empresas encontrarán y cómo la plataforma Geyce puede ayudar a prevenirlas con un sistema unificado y preparado para el cumplimiento normativo.

Qué exige realmente Verifactu

Verifactu exige que los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) puedan:

• Registrar cada factura con un identificador único.

• Generar una huella digital que garantice su integridad.

• Registrar los eventos del sistema.

• Impedir modificaciones posteriores no permitidas.

• Permitir el envío opcional de registros a la AEAT.

Estas obligaciones afectan directamente al software, pero también a los procesos internos de cada empresa.

Incompatibilidades frecuentes que las empresas encontrarán con Verifactu

1. Programas de facturación antiguos o no adaptados

Muchas pymes utilizan programas:

• sin mantenimiento,

• desarrollados a medida hace años,

• sin capacidad para generar registros trazables.

Problemas habituales:

Falta de generación de huella o registro inmutable
Si el software no puede garantizar que la factura sea íntegra y no editable, no cumple Verifactu.

Numeraciones no correlativas
Saltos, duplicados o series mal definidas se convertirán en incidencias graves.

Ausencia de registro de eventos
La empresa no podrá justificar cambios, errores o acciones sobre una factura.

La solución más eficaz es migrar a un software preparado para estos requisitos. Geyce ya trabaja con registros estructurados, control de series y trazabilidad completa.

2. Empresas que facturan desde Excel, Word o sistemas manuales

Aunque técnicamente aún pueden emitir facturas así, presentan incompatibilidades muy serias:

Sin trazabilidad
No existe un registro inmutable ni histórico de acciones.

Sin integración con contabilidad
Aumentan los errores y la duplicidad de datos.

Dificultad ante auditorías o requerimientos
Será casi imposible justificar la secuencia real de facturas.

Migrar a un sistema digital integrado como Geyce permite emitir facturas válidas y registrarlas automáticamente sin esfuerzos adicionales.

3. Uso de varios sistemas de facturación sin unificación

Muchas empresas combinan:

• ERP

• TPV

• e-commerce

• aplicaciones móviles

• programas de facturación independientes

Problemas:

Registros duplicados o inconsistentes
Cada sistema genera su propia “verdad”.

Falta de consolidación
Verifactu exige un registro único y coherente.

Saltos injustificados
Muy frecuentes cuando se alternan plataformas.

Unificar la facturación en un solo sistema —o integrarla correctamente con Geyce— evita estas incompatibilidades.

4. Numeración incorrecta o mal gestionada

Las numeraciones incorrectas serán una de las incompatibilidades más comunes:

• series duplicadas,

• reinicios no documentados,

• saltos en la numeración,

• emisión fuera de secuencia.

Además, Verifactu impide corregir una factura alterando su numeración o datos.

La solución es trabajar con un software que gestione las series automáticamente. Geyce controla y asegura la correlatividad sin que el usuario pueda cometer errores.

5. Integraciones y e-commerce que no generan registros compatibles

Plataformas como Shopify, Prestashop o WooCommerce pueden emitir facturas que no cumplen los requisitos de integridad.

Problemas típicos:

Facturas sin huella digital
No cumplen la norma.

Registros que no se sincronizan con el sistema principal
Generan incoherencias entre ventas y facturas oficiales.

Fallos al integrar con contabilidad
Especialmente en pymes con múltiples canales de venta.

Una integración planificada con un sistema centralizado como Geyce reduce estos conflictos.

6. Sistemas que permiten modificar facturas ya emitidas

Muchas empresas corrigen facturas “sobre la propia factura”:

• cambian importe,

• corrigen conceptos,

• modifican fechas,

• eliminan registros.

Esto es completamente incompatible con Verifactu, que exige inmutabilidad.

La única forma válida será mediante factura rectificativa.
Geyce ya incorpora este flujo para evitar manipulación indebida.

7. Facturación desde dispositivos móviles sin control de sincronización

Facturar desde:

• apps sin conexión estable,

• tablets,

• herramientas offline,

puede causar:

Pérdida de correlatividad
Al emitir facturas sin conexión.

Duplicados al sincronizar
Muy habitual en sistemas no preparados.

Registros incompletos
La trazabilidad puede romperse.

Un sistema cloud como Geyce garantiza que la serie y el registro se mantienen intactos desde cualquier dispositivo.

8. Dependencia de terceros no adaptados a Verifactu

Algunas empresas dejan la facturación en manos de:

• agencias externas,

• plataformas de venta,

• herramientas automatizadas.

Si estos intermediarios no generan registros compatibles, la empresa estará incumpliendo sin saberlo.

Un sistema centralizado en Geyce permite integrar fuentes externas con garantías y controlar la calidad del registro.

9. Falta de formación interna

Incluso con un software compatible, las incompatibilidades pueden surgir por:

• cambios manuales en series,

• eliminación de facturas,

• uso simultáneo de varios sistemas,

• desconocimiento de la nueva normativa.

Formar a empleados y clientes será esencial.
Con Geyce, parte de este control puede automatizarse restringiendo acciones sensibles y generando procesos guiados.

Preguntas frecuentes

¿Las empresas deben cambiar de software obligatoriamente?

Si su sistema no puede adaptarse a los requisitos de Verifactu, sí.

¿Es válido seguir facturando en Excel o Word?

Es posible, pero carece de trazabilidad y puede generar problemas serios.

¿Qué pasa si una empresa usa varios sistemas para facturar?

Es una de las mayores fuentes de incompatibilidad. Lo ideal es centralizar.

¿La numeración incorrecta puede causar incumplimiento?

Sí, y será una de las incidencias más comunes.

¿Geyce ayuda a evitar incompatibilidades?

Sí. Geyce controla series, genera registros trazables y unifica facturación, contabilidad y documental.